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Notiziario Marketpress di
Martedì 12 Aprile 2005
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L’ENERGIA DI OPENWORK PER UNA CENTRALE DI COGENERAZIONE |
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Milano, 12 aprile 2005 - Rosen S.p.a. Nasce nel 1995 da un accordo industriale tra la Solvay e la multinazionale Belga Electrabel, leader nella costruzione di impianti per la produzione di elettricità. Grazie a un investimento di oltre 500 miliardi di Lire, Electrabel ha creato, all’interno del sito industriale di Rosignano Solvay, una nuova centrale di cogenerazione, che combina in un unico impianto la produzione di calore con quella di elettricità. La centrale soddisfa le richieste di vapore dello stabilimento Solvay con i vantaggi di rendimento superiore, costi inferiori di produzione e minor impatto ambientale rispetto al precedente impianto convenzionale. In servizio dal 1997, la centrale Rosen vende elettricità alla rete nazionale e copre la totalità del significativo fabbisogno termico (vapore) degli stabilimenti Solvay di Rosignano in cui si producono carbonato e bicarbonato di sodio, polietilene, cloro e suoi derivati, soda caustica, acqua ossigenata e carbonato. Attraverso la cogenerazione l’impianto riesce a convertire il 74% dell’energia del combustibile in forme di energia utili e a risparmiare sui costi di produzione rispetto agli impianti convenzionali. Anche l’impatto ambientale è ridotto sia dall’impiego del gas naturale come combustibile, sia dall’adozione di una nuovissima tecnologia nei bruciatori. “L’obiettivo iniziale che ha indotto Giovanni Donolo, Direttore di Rosen, a intraprendere un progetto di workflow e document management, era quello di trovare uno strumento in grado di rendere più efficiente la gestione documentale in azienda: velocizzare al massimo il reperimento dei documenti e delle informazioni e ridurre al minimo l’utilizzo della carta - spiega Simone Conti, Responsabile dei sistemi informativi Rosen -. Ma questo è stato solo il punto di partenza per poi velocizzare e ottimizzare alcune procedure interne fortemente condizionate dal flusso dei documenti - ad esempio le richieste del personale per la gestione di ferie e permessi, con la relativa consuntivazione dei dati per l’elaborazione delle buste paga - e garantirsi il controllo, completo e in tempo reale, di informazioni critiche per il funzionamento dell’azienda, come la copertura dei turni e la reperibilità”. La gestione amministrativa e del personale in Rosen presenta le peculiarità tipiche di un’azienda che produce energia ed è fortemente condizionata dalle necessità di esercizio e di manutenzione dell’impianto. Il progetto openwork è stato condotto da Net Sistemi con un approccio per piccoli passi e un’implementazione graduale a partire da una delle tre aree della struttura organizzativa dell’azienda. La prima fase ha interessato infatti l’Amministrazione e ha comportato il trasferimento su openwork di tutta la gestione dei documenti e degli archivi – in linea con quanto previsto dalla normativa italiana per la gestione del documento informatico, della firma digitale e del protocollo informatico - e l’inserimento degli scadenzari aziendali e fiscali. Dopo aver effettuato un’analisi delle attività periodiche, è stato creato un calendario delle pratiche generate da questo tipo di attività, in modo che il sistema le segnali in agenda agli operatori di competenza con un tempo di preavviso stabilito. Openwork è stato poi integrato con il sistema di rilevazione presenze del personale in modo da gestire in automatico l’elaborazione dei dati relativi alle presenze e semplificare la procedura per l’elaborazione delle paghe. Conclusasi con successo anche la successiva fase di test e collaudo, la soluzione è stata estesa ad altre aree di Rosen, (manutenzione ed esercizio) e a nuove problematiche. Il primo passo operativo è stato quindi quello di allineare l’intera azienda su un’unica modalità di gestione dei documenti: il documento entra in azienda in formato cartaceo, la segreteria lo protocolla, lo smista ai reparti in formato elettronico sul sistema openwork e archivia l’originale cartaceo. Ogni dipendente può accedere ai documenti – secondo il livello di autorizzazione a lui attribuito – e avviare e monitorare, direttamente sul sistema, lo stato delle pratiche che lo riguardano, alleggerendo la segreteria e accorciando i propri tempi di attesa. “Uno dei risultati più interessanti del progetto – aggiunge Conti – ha infatti riguardato l’interfacciamento di openwork con il sistema di rilevamento presenze. Openwork ha permesso di creare l’organigramma aziendale e di utilizzarlo per gestire e snellire i processi ad esso collegati come, ad esempio, le richieste di ferie e permessi. In effetti capitava che quando era assente il responsabile di un’area che doveva autorizzare una richiesta (un documento cartaceo posto nella sua mail box), l’intero iter si fermava e i tempi di risposta si allungavano inutilmente. La richiesta ora viene fatta dal dipendente direttamente sul sistema e openwork si preoccupa di verificare in tempo reale l’effettiva presenza del responsabile che la deve autorizzare. In sua assenza, la richiesta viene inviata automaticamente da openwork al responsabile di un’altra area, secondo un criterio di priorità stabilito, responsabile che può quindi evadere immediatamente la richiesta. Le richieste dei dipendenti, una volta approvate, aggiornano automaticamente il foglio presenze elettronico del personale, che contiene anche i dati necessari per l’elaborazione delle paghe, notificando poi al dipendente che la richiesta è stata accolta. Openwork ha permesso di velocizzare il processo descritto e di rendere il sistema più flessibile, ma soprattutto ha garantito alla segreteria la rintracciabilità immediata dei documenti e la loro disponibilità per la consultazione elettronica. E dopo qualche timore iniziale, tutto il personale usa ora il sistema con familiarità. La fase successiva ha investito l’area manutenzione dove openwork ha dovuto gestire ulteriori esigenze di Rosen, la più importante delle quali è la reperibilità. Trattandosi di un impianto a ciclo continuo, devono infatti esservi sempre tecnici disponibili anche nel caso, come spesso avviene, di scambi di reperibilità openwork gestisce questo tipo di richieste e le relative autorizzazioni, aggiornando in tempo reale il foglio presenza elettronico e inviando, insieme alla notifica che la richiesta è stata accettata, anche l’orario aggiornato delle reperibilità. “La parte più difficile del progetto è stata però un’altra, quella del reparto esercizio – spiega il responsabile It di Rosen -, non tanto per la gestione dei documenti, per la quale valgono le stesse regole in uso per l’amministrazione e la manutenzione, quanto per la natura della turnazione. In Rosen lavorano 15 tecnici turnisti che coprono le giornate 24 ore su 24, 365 giorni all’anno. Non è quindi raro dover far fronte alla richiesta di un cambio turno o dover provvedere a una sostituzione per malattia. Openwork ci ha permesso di risolvere anche questa nostra esigenza, gestendo non solo i cambi turno tra tecnici, ma mantenendo anche aggiornato il piano dei turni e calcolando le relative indennità. Infatti vengono applicate automaticamente dal sistema le indennità di turnazione previste dal contratto nazionale del settore elettrico in modo che la ragioneria abbia questi dati già disponibili per l’elaborazione delle buste paga. Al responsabile arrivano direttamente i moduli precompilati e ogni volta che autorizza il cambio di turno il modulo si aggiorna automaticamente in modo da fornirgli sempre la situazione in tempo reale, mettendolo al riparo dal rischio che si verifichino sovrapposizioni o che alcuni turni non siano coperti. Allo stesso modo vengono gestite anche le richieste relative alle trasferte”. L’intero progetto è durato complessivamente meno di due mesi e ha coinvolto un piccolo team interno di Rosen coordinato dal Direttore e costituito dal responsabile dei sistemi informativi, Simone Conti, che insieme a Net Sistemi si è occupato degli aspetti progettuali, e da Enrica Viviani, coordinatrice della segreteria di Rosen, che ha collaborato per la parte relativa alle procedure della segreteria (ad esempio il protocollo). Il progetto si è concluso con la redazione del manuale operativo che descrive tutte le procedure implementate. “L’incontro con Net Sistemi risale al 2002 - ricorda il Responsabile It di Rosen. Stavamo infatti cercando una soluzione in grado di realizzare gli obiettivi fissati dalla direzione e di integrarsi con l’organizzazione e i sistemi informatici della nostra azienda. Era fondamentale che lo strumento non fosse una scatola chiusa e rigida, ma si calasse invece perfettamente nella nostra realtà aziendale e potesse essere scalabile nel tempo in modo da evolvere parallelamente alla nostre esigenze aziendali. Siamo rimasti favorevolmente impressionati sin dalla prima presentazione di openwork, sia per le sue funzionalità, sia per l’entusiasmo e la convinzione di Net Sistemi nell’illustrarle. Avevamo ovviamente valutato anche altri prodotti, ma molti elementi ci hanno fatto decidere per questa piattaforma: la piena copertura delle nostre esigenze e aspettative, il prezzo concorrenziale, la competenza e la disponibilità che ci ha dimostrato Net Sistemi. Dal punto di vista tecnico ha pesato molto la flessibilità di openwork che ci ha consentito di modificare autonomamente e facilmente diverse impostazioni dei processi gestiti. Inoltre, tutto quanto realizzato non ha avuto alcun impatto sui sistemi informativi già presenti in azienda e può essere mantenuto in esercizio da due sole persone. Il progetto Rosen, che viene oggi utilizzato da oltre 30 utenti su 20 differenti processi aziendali, è stato realizzato con la versione 4.20 della piattaforma openwork. “Siamo partiti un po’ in sordina e con pochi utenti (6/7 solo per la parte amministrativa) allargando i nostri obiettivi via via che verificavamo sul campo le potenzialità di openwork. La soddisfazione per i risultati ottenuti é stata poi tale – conclude Conti – che stiamo replicando il progetto anche in altre aziende del gruppo: Electrabel Italia a Roma e in Voghera Energia a Voghera. Openwork ci ha permesso infatti di semplificare e velocizzare il lavoro a tutti i livelli: finalmente riusciamo a trovare in modo puntuale i documenti che ci servono senza correre il rischio di violare la normativa sulla privacy. Siamo riusciti a eliminare inutili tempi di attesa nei processi di gestione delle richieste del personale e sprechi di risorse. Abbiamo infatti snellito il lavoro della nostra Amministrazione che ora non è più costretta a lunghi lavori di consuntivazione e di verifica in quanto il sistema gestisce e aggiorna in automatico tutte le variazioni di orario di ogni dipendente dandone immediata visibilità ai responsabili che hanno così sempre la situazione aggiornata in tempo reale e possono tenere tutto sotto controllo, e all’amministrazione che è già certa della correttezza dei dati e dovrà unicamente farli pervenire alla ragioneria per l’elaborazione delle paghe. Insomma, tanto più è diminuita la circolazione della carta, tanto più si è alzata la soddisfazione del personale”.
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